7 tipů, jak efektivně vést poradu

7 tipů, jak efektivně vést poradu
4. 4. 2018

Schůzky, jednání, meetingy. To je denní chleba a nezbytná součást chodu menších či větších firem. Aby však taková setkání nebyla ztrátou času, je potřeba vést je účelně a smysluplně. Proto jsme pro vás připravili pár tipů, díky kterým budou vaše pracovní porady efektivnější a svižnější.

Kdy a v kolik?
Ideální čas na poradu je úterý nebo středa. V pondělí se lidé ještě vzpamatovávají z víkendu, ve čtvrtek a v pátek se na něj už třesou. Začátek naplánujte spíše na dopoledne, to mají všichni nejvíce energie a jejich pozornost tak nebude rychle klesat.

Příprava je základ
Přichystejte si témata a záležitosti, kterými se chcete zabývat. Využijte flipchart nebo prezentaci – zkrátka to, co je vám příjemné. Předem všem rozešlete plán meetingu s konkrétním harmonogramem a vymezte vhodný prostor pro diskuzi a připomínky od jednotlivých účastníků.

Není čas ztrácet čas
Na poradu pozvěte jen lidi, kteří tam mají co pohledávat. Dodržujte plán a vyhněte se zbytečnému zabíhání do jiných témat. Tím udržíte rychlý spád a nikdo z účastníků se nebude nudit.

Buďte konkrétní
Během pracovních jednání dochází k rozdělování úkolů a řešení problémů. Proto prioritizujte a předávejte zodpovědnost na ty kolegy, kteří budou danou záležitost řešit. Z porady by měl každý odejít s pocitem, že ví, co má dělat.

Hlavně slušně
Jsme jenom lidi a ne každý má svůj den. Ten kdo poradu vede, by ale měl ukočírovat případné společenské nešvary jako skákání do řeči, osobní útoky či propírání individuálních záležitostí.

Stručný zápis postačí
Z každého meetingu nemusí vzniknout sáhodlouhý záznam, ale pověřte někoho, kdo krátce sepíše závěry k jednotlivým bodům programu včetně přiřazených úkolů a deadlinů. Zajistěte rozeslání všem zúčastněným maximálně do druhého dne.

Efektivní tip na konec
Standardní porada by měla ideálně trvat zhruba hodinu času. Pokud je však potřeba více prostoru, zahrňte po každém delším úseku desetiminutovou přestávku na občerstvení, abyste účastníky probudili a zaktivizovali jejich vnímání.

Z IT firem vzešly i tzv. stand-upy. Pravidelné ranní meetingy, které se konají „na stojáka“, a to každý den. Jsou rychlé (cca 15-20 minut) a neskutečně přínosné. Všichni účastníci se vyjádří, na čem budou dneska pracovat, co se podařilo a co naopak nevyšlo. Každý tak má aktuální přehled o dění a procesech ve firmě a díky tomu pak práce odsýpá a výsledky se dostavují rychleji.

Další články

Buďte víc offline aneb 7 tipů pro digitální detox

17. 8. 2018

Ruku na srdce, v dnešní době jsme skoro všichni přirostlí k mobilním telefonům či počítačům. S tímto fenoménem bohužel souvisí i naše zdraví. A to nejen fyzické, kdy jsme neustále...

Jak mít firmu pod kontrolou i během dovolené

9. 7. 2018

Letní měsíce jsou období dovolených nejen pro zaměstnance, ale i pro majitele společností.  Aby si každý mohl vytoužené dny volna dosyta užít, je třeba se před odjezdem pořádně...

Co vyřeší zaměstnaneckou krizi?

20. 6. 2018

Nízká nezaměstnanost a nedostatek pracovníků, to je aktuální problém v České republice. V každé firmě chybí více než jeden člověk a dle Hospodářské komory čeká na obsazení zhruba...